Article 1 : Fonctions des membres du Bureau et modalités de renouvellement

Tout membre actif peut être candidat aux fonctions de membre de bureau.
Le bureau est composé d’au moins 9 membres, au moins deux membres exercent une fonction d’encadrement en stérilisation (préparateur, IBODE, autres).
La durée du mandat est de 3 ans renouvelable une fois consécutivement ou plusieurs de manière non consécutive.

• Le Président :
- préside le Bureau
- représente l’AFS et est chargé de la communication
- décide de l’ordre du jour des réunions et assemblées générales
- décide en cas de litige
- devient président d’honneur à la fin de son mandat et assiste le nouveau président dans ses fonctions.

• Les Vice-Présidents :
- remplacent le Président en cas de besoin et le secondent.
- rédigent les bulletins annuels
- un des vice-président est responsable du pôle administratif (secrétariat, trésorerie)
- l’autre est responsable du pôle production scientifique (ateliers,Rencontres AFS, JNES…)

• Le Trésorier :
- gère les adhésions, les cotisations et autres revenus, les dépenses.
- tient le registre des comptes.
- présente le bilan financier lors de l’Assemblée Générale ordinaire.
- ouvre et gère le compte bancaire.

• Le Trésorier-adjoint : seconde le trésorier dans ses fonctions.

• Le Secrétaire Général : accomplit les tâches administratives (convocations, compte-rendus de réunions, courriers...).

• Le Secrétaire Général-adjoint : seconde le Secrétaire Général dans ses fonctions.

Article 2 : Logo

Le logo retenu pour l’AFS est :

Il ne pourra être modifié que sur décision du Bureau.

Article 3 : Signatures

Le Président, le Trésorier et le Trésorier-adjoint sont seuls habilités à signer les documents financiers (chèques...).
Les dépenses autres que les dépenses usuelles de fonctionnement supérieures à 300 euros ne pourront être engagées qu’après avis préalable du Bureau.

Article 4 : Enregistrements

• un registre spécial est tenu par le Président qui y consigne les changements intervenant dans l’administration de l’association et les modifications apportées aux statuts....
• Les compte-rendus de réunions , AG, AG exceptionnelle sont archivés par le secrétariat général.

Article 5 : Assemblée Générale ordinaire

Elle a lieu une fois par an lors des Journées Nationales d’Etudes sur la Stérilisation.
Le compte-rendu est adressé aux adhérents et diffusé sur le site Internet.

Le Président présente le bilan des activités de l’association.
Le Trésorier présente le bilan financier.

Le vote en Assemblée Générale ordinaire se fait à la majorité simple des membres présents.
Il est requis pour :
• approuver les comptes de l’AFS
• fixer le montant des cotisations
• élire les membres du Bureau
• approuver les modifications du règlement intérieur
En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

Article 6 : Cotisations

La cotisation des membres actifs et associés est annuelle et permet l’accès au site
Internet, la mise en relation avec des experts, la participation aux travaux de l’AFS,
la fourniture gratuite des documents de synthèse issus des groupes de travail.
Elle est réévaluée lors de l’Assemblée Générale ordinaire.

Année de cotisation : 1er Janvier au 31 Décembre.

Le trésorier lance l’appel aux cotisations.
Un reçu est remis à chaque membre contre paiement de la cotisation.

Article 7 : Experts

Les experts sont des professionnels de santé membres de l’AFS, volontaires, reconnus par les membres du Bureau pour devenir référent dans un domaine d’information spécifique.

Ils sont susceptibles d’être contactés pour répondre aux questions des adhérents qui relèvent de leur champ de compétence.

Article 8 : Chargés de mission

Des chargés de mission, membres de l’association sont désignés par le Bureau pour prendre en charge certaines activités de l’AFS.
L’un d’entre eux est responsable des questions-réponses des adhérents sur le site.

Article 9 : Questions/Réponses : fonctionnement à partir du site Internet

Annuellement, le bureau définit la liste des responsables des référents par rubriques.
Le chargé de mission gérant les questions la transmet au(x) référent(s) concerné(s) qui répondront directement à l’intéressé dans un délai de 15 jours.
La réponse pourra faire l’objet d’une publication sur le site.

Article 10 : Groupes de travail

Des groupes de travail peuvent être créés dans le cadre de l’AFS. Ils sont sous la responsabilité du vice président pôle production scientifique.
Modalités de fonctionnement :
• réunir des membres de l’association motivés pour travailler sur un même thème.
• nommer un référent qui coordonnera le projet.
• présenter les travaux au Bureau et aux experts concernés pour validation.
• les travaux validés sont diffusés aux membres par le site Internet ou par courrier.

Article 11 : Utilisation du nom de l’AFS

Seuls les membres du Bureau, les chargés de mission, les experts et les interlocuteurs régionaux peuvent se recommander ou faire état de leur appartenance à l’AFS.
Il est interdit d’utiliser le nom de l’AFS ou de se recommander de l’AFS dans des travaux scientifiques personnels sans l’accord du Président et/ou des vice-Présidents.

Article 12 : Bulletin d’information

Les adhérents recevront au moins une fois par an un bulletin d’information de l’AFS.

Article 13 : Partenariat avec le CEFH

Le CEFH apporte une aide à l’AFS pour la partie logistique (lieux de réunions, mailings....).
En échange l’AFS participe à la mise en place du programme des Journées Nationales d’Etudes sur la Stérilisation et fournit des formateurs au CEFH.
Une convention est signée entre les 2 parties.

Article 14 : Partenariat avec “ Stérilisation Magazine ”

Cette revue offre une tribune à l’AFS dans ses pages à chaque parution.
Aucun autre lien n’est défini.

Article 15 : Relations avec les associations internationales et/ou européennes de stérilisation

L’AFS peut être membre de ces associations sur décision du Bureau.

Article 16 : Dissolution

En cas de dissolution de l’AFS les fonds disponibles seront versés à une association sans but lucratif.

Article 17 : Remboursement des frais

Déplacement en France métropolitaine :
Les frais de déplacement pour réunions du bureau, ateliers de travail, représentation de l’AFS (à condition d’avoir été missionné par le bureau) sont remboursés aux participants sur la base du tarif train 2ème classe.
Les tickets de métro et de bus sont pris en charge ainsi que les frais de taxi (si aucune possibilité de transport en commun).
Les trajets en avion ou véhicule personnel seront remboursés en cas de justification financière ou pratique
Les nuits d’hôtel,repas et frais kilométriques sont remboursés selon les règles et tarifs en vigueur dans les établissements de soins publics.
Pour autres situations : remboursement des frais réels sur justificatifs
Déplacement hors France métropolitaine :
Les membres du bureau ou chargés de mission mandatés par l’AFS pour une mission à l’étranger (assemblée, congrès…) devront choisir les moyens de transport les plus opportuns et soumettre au préalable un budget prévisionnel des frais à engager (transport, hébergement, restauration, frais d’inscription) au bureau.

AFS Règlement intérieur 11/01/2008